Организация конференции — это больше, чем аренда зала и приглашение спикеров. Это комплексная услуга, включающая планирование, логистику, техническое обеспечение, маркетинг и управление участниками. Компания Evdokimovv Event предлагает полный цикл услуг по организации конференций в Москве, регионах России и за рубежом.
1. Консалтинг и разработка концепции
Первый этап — консультация. Мы погружаемся в задачи клиента и предлагаем:
  • Тематику и формат мероприятия
  • Целевую аудиторию
  • Стратегию позиционирования
  • Механики вовлечения
Также разрабатывается уникальная концепция конференции с учетом целей бренда, отрасли и масштаба.
2. Планирование и логистика
Мы составляем подробный план и график подготовки:
  • Бронирование площадки
  • Организация трансфера и проживания
  • Согласование подрядчиков
  • Работа с партнерами и спонсорами
  • Построение бюджета
Каждое действие фиксируется в таймлайне и сопровождается отчетностью.
3. Работа со спикерами и программой
Мы берем на себя:
  • Приглашение и сопровождение спикеров
  • Сбор презентаций и тезисов
  • Подготовку модераторов
  • Формирование сессий и расписания
Организация панельных дискуссий, круглых столов и мастер-классов — наш профиль.
4. Техническое обеспечение
Профессиональный технический блок включает:
  • Аудио- и видеосистемы
  • Свет и сценография
  • Прямые трансляции и запись
  • Перевод (синхронный, последовательный)
  • Онлайн-платформы и интеграции
Мы обеспечиваем бесперебойную работу всех элементов мероприятия.
5. Дизайн и оформление
Мы оформляем конференцию в едином стиле:
  • Разработка фирменного визуала
  • Презентации, баннеры, навигация
  • Регистрационные стойки, пресс-воллы
  • Печатная продукция и мерч
Все материалы — в соответствии с брендбуком или индивидуально под мероприятие.
6. Регистрация и коммуникация
Поддержка участников — важная часть успеха:
  • Сайт конференции и система регистрации
  • Email-рассылки и уведомления
  • Генерация бейджей с QR-кодами
  • Онлайн-чат поддержки
Мы выстраиваем коммуникацию до, во время и после события.
7. Продвижение и PRНаши маркетинговые услуги включают:
  • Стратегию продвижения мероприятия
  • SMM, таргетинг, контент
  • Работа со СМИ и отраслевыми площадками
  • Пресс-релизы, аккредитация журналистов
Также организуем медиасопровождение, включая фото- и видеосъемку.
8. Проведение и координация
В день мероприятия:
  • Создаем команду onsite-координаторов
  • Контролируем каждый элемент (тайминг, звук, свет, трансфер)
  • Мгновенно реагируем на любые ситуации
  • Обеспечиваем комфорт спикерам и участникам
Всё работает как часы — от открытия до закрытия.
9. Пост-мероприятие и аналитика
После завершения мы:
  • Собираем обратную связь
  • Подготавливаем фото- и видеоматериалы
  • Формируем отчет для клиента
  • Проводим ретроспективу и рекомендации для будущих событий
  • Evdokimovv Event предлагает услуги по организации конференций «под ключ», включая международные, отраслевые, научные и деловые форматы. Мы ценим доверие и превращаем каждый проект в событие с эффектом присутствия и послевкусием результата.